Jedna osoba zamiast zespołu: koordynacja 80 prelegentów konferencji

Kontekst

Konferencja, do której przygotowywałam 80 prelegentów. Sama pełniłam rolę całego zespołu ds. koordynacji prelegentów

Problem

Jedna osoba w roli całego zespołu koordynacji i 80 prelegentów: od pierwszych spotkań i ustalenia składu, przez umowy, po przekazanie szczegółów, zebranie materiałów i dopasowanie tematów do filarów programu. Przy takiej skali łatwo coś przeoczyć.

Co zrobiłam

Zbudowałam dla siebie asystenta w postaci panelu, który działał jak moja druga para oczu. Zrobiłam go w Claude Code, a dane czerpał z moich narzędzi Google: wspólnych dokumentów i list (Drive, Docs, Sheets) aktualizowanych przez organizatora oraz przeze mnie, skrzynki Gmail i kalendarza, w którym umawiałam spotkania. Wyłapywał nieścisłości, śledził statusy maili i przypominał o wiszących odpowiedziach, pomagał pisać treści maili, pilnował kompletności materiałów od prelegentów (biogramy, zdjęcia) oraz pomagał dopracować tematy wystąpień i przypisać je do filarów programu.

Rezultat

Jedna osoba udźwignęła pracę całego zespołu koordynacji. Miałam program pod kontrolą i nic mi nie uciekało, nie tylko dzięki pamięci, ale dzięki wsparciu AI. Mogłam prowadzić projekt z większą swobodą mimo dysproporcji: jedna osoba ogarniająca 80 prelegentów.

Technologie

• Claude Code
• Google Drive
• Google Docs
• Google Sheets
• Gmail
• Google Calendar (umawianie spotkań)

Panel działał jak drugi koordynator: pilnował dokumentów, maili i tematów, a ja mogłam skupić się na rozmowach z prelegentami.